Tiệc tổng kết cuối năm là một trong những sự kiện quan trọng đánh dấu hành trình nhìn lại chặng đường đã đi qua và lên dây cót tinh thần chinh phục mục tiêu trong năm tiếp theo cho doanh nghiệp. Để có một buổi tiệc thành công, người đảm trách công tác tổ chức phải có sự chuẩn bị chu đáo trong tất cả các khâu đặc biệt là lên kịch bản, ý tưởng và tìm kiếm một địa điểm phù hợp.
Các bước tổ chức tiệc tổng kết cuối năm
Lên kế hoạch tổ chức
Tổ chức tiệc tổng kết cuối năm sẽ mất nhiều công đoạn, thời gian và chi phí do đó việc lập kế hoạch là cần thiết để đảm bảo bạn theo dõi chặt chẽ những hạng mục quan trọng và tiến hành đúng theo deadline không bị thiếu sót. Trong kế hoạch này bạn cần liệt kê rõ những đầu mục công việc cần thực hiện bao gồm:
Chọn thời gian tổ chức
Lên danh sách số lượng khách mời, họ là ai?
Xây dựng kịch bản nội dung chương trình
Chọn địa điểm tổ chức tiệc, chọn thực đơn …
Chọn lựa nhà cung cấp các dịch vụ tương ứng
Phân bổ nhân sự chịu trách nhiệm từng đầu mục công việc
Lên kế hoạch ngân sách
Bên cạnh kế hoạch công việc thì kế hoạch chi phí là yếu tố quan trọng. Bạn phải tính toán kỹ lưỡng chi phí tổ chức tiệc tổng kết cuối năm sẽ tốn hết bao nhiêu tiền cho từng hạng mục, phân bổ ngân sách theo tỉ trọng ưu tiên vào các phần quan trọng, cắt giảm các chi phí không cần thiết sao cho phù hợp với ngân sách cho phép. Bạn cần dựa vào số lượng khách mời và ngân sách được duyệt chi để tính toán hợp lý khẩu phần thực đơn bàn tiệc cũng như chọn địa điểm tổ chức có giá thành tương xứng.
Sáng tạo ý tưởng và kịch bản tổ chức tiệc tổng kết cuối năm
Về cơ bản các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi tiệc tổng kết cuối năm sẽ có nội dung chính như nhau nhưng điều làm nên sự khác biệt chính là bạn cần phải sáng tạo kịch bản của riêng mình. Mỗi buổi tiệc year end party sẽ mang lại dấu ấn độc đáo riêng, toát nên màu sắc đặc trưng của doanh nghiệp và ghi dấu nhiều cảm xúc trong lòng khách mời tham dự nếu như bạn biết cách tạo nên những key moment ấn tượng.
Đó có thể là những tiết mục âm nhạc đặc biệt, các trò chơi mang yếu tố bất ngờ hoặc những món quà khen thưởng đặc biệt mà lãnh đạo âm thầm dành tặng cho nhân viên của mình để cảm ơn sự đóng góp của họ trong một năm qua.
Bạn cần phải sắp xếp các tiết mục, các nội dung theo một kịch bản hợp lý; sáng tạo để dẫn dắt mọi người đi từ điều bất ngờ này đến sự thú vị khác thay vì chỉ theo một lối mòn cũ nhàm chán.
Chọn địa điểm tổ chức tiệc tổng kết cuối năm
Cho dù bạn có bao nhiêu ý tưởng và chuẩn bị kỹ lưỡng, sáng tạo ra sao nếu như không tìm được một địa điểm tổ chức chuyên nghiệp, uy tín thì cũng khó đảm bảo thành công của buổi tiệc.
Đây là yếu tố quyết định hơn 60% thành công của buổi tiệc tổng kết cuối năm. Địa điểm tổ chức là nơi bạn lựa chọn trang trí không gian tiệc một cách ấn tượng để tiếp đón quan khách, chiêu đãi thực đơn tiệc, cùng giao lưu kết nối với nhau… trong suốt buổi lễ. Vì thế, bạn phải chọn một nơi có không gian tinh tế, diện tích đủ với số lượng khách mời, tốt nhất là đầy đủ tiện ích đi kèm bao gồm cung cấp thực đơn, trang trí tiệc,… và đội ngũ nhân sự phải chuyên nghiệp, kinh nghiệm để hỗ trợ đáp ứng các dịch vụ theo yêu cầu một cách tối đa.
Quan trọng là giá thành thực đơn vừa phải trong mức cho phép, cân xứng với kế hoạch ngân sách đã đề ra. Dĩ nhiên, thực đơn cần phải đạt chất lượng, đảm bảo yếu tố vệ sinh và tính độc đáo của hương vị món ăn để mang lại trải nghiệm hoàn mỹ nhất cho buổi tiệc tổng kết.
*Xem thêm thực đơn tiệc tại đây.
Nhắc đến các nhà hàng tổ chức tiệc tổng kết cuối năm tại TPHCM thì nhà hàng Quá Ngon chắc hẳn sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất cho quý đối tác. Với dịch vụ chuẩn mực, chuyên nghiệp kết hợp cùng không gian rộng lớn, thoáng mát và phòng VIP sang trọng; hệ thống thực đơn đặc sản đa dạng, độc đáo sẽ là lựa chọn trọn vẹn để quý đối tác yên tâm giao phó một buổi tiệc cuối năm thật ý nghĩa.
Hãy liên hệ ngay nhà hàng Quá Ngon để được tư vấn dịch vụ phù hợp nhất.